Mahasiswi Program Studi Biologi Universitas Pamulang Serang
Infoparlemen.co.id – Kesekretariatan dan pembendaharaan merupakan dua aspek penting bagi suatu organisasi yang dimana sekretariat bertanggung jawab atas administrasi dan pengelolaan korespondensi, dokumentasi, serta penyimpanan dan pengelolaan catatan aktivitas. Administrasi yang baik dan terencana akan memberikan kemudahan bagi pengelolaan dan pencatatan keputusan serta tindakan dalam proses kerjasama organisasi, hingga evaluasi dan pengelolaan untuk masa selanjutnya.
Pandangan saya, administrasi yaitu tindakan dan pengelolaan aktivitas dalam organisasi yang bukan sekadar formalitas dalam sebuah lembaga, tetapi merupakan fondasi untuk survival dan profesionalisme organisasi. Tanpa administrasi yang terstruktur, sebuah organisasi akan terjebak dalam kegelapan dalam pengelolaan keputusan, evaluasi program, serta kestabilan arah organisasi. Sementara itu, bendahara bertanggung jawab atas pengelolaan keuangan organisasi yang bersifat terbuka dan akuntabel, yang meliputi pencatatan kas, pengelolaan dan penyusunan laporan keuangan, serta penggunaan dan pengawasan dalam menyalurkan dana sesuai dengan rencana dan kebutuhan.
Keterbukaan dalam pengelolaan keuangan organisasi juga dimanfaatkan anggota untuk menverifikasi penggunaan sumber daya yang dimiliki organisasi, sesuai dengan prinsip tepat dan bertanggung jawab. Pengendalian keuangan yang baik sangat penting untuk menjaga kepercayaan anggota sekaligus untuk mendukung pelaksanaan berbagai program kegiatan organisasi agar dapat berjalan dengan baik.
Sekretaris dan bendahara tidak bisa bekerja secara individual, tetapi harus saling berkolaborasi. Manajemen yang efektif memerlukan pencatatan aktivitas yang baik, sementara implementasi program harus didukung oleh pengelolaan dana yang memadai.
Sekretaris dan bendahara dapat saya analogikan sebagai dua sistem yang saling berintegrasi untuk mempertahankan stabilitas organisasi. Ketika satu komponen tidak berfungsi dengan baik, maka kinerja organisasi secara keseluruhan pun dapat terganggu.
Namun jika mempunyai komposisi yang baik antar kedua bidang ini, maka organisasi akan memiliki sistem operasional yang lebih terstruktur, sistematis, dan transparan. Selain itu, dari kolaborasi ini terlihat budaya kerja yang baik dalam organisasi, di mana setiap bidang tidak bekerja secara individual, tetapi saling melengkapi untuk mencapai tujuan organisasi.
Mengingat pentingnya dua posisi ini, Himpunan Mahasiswa Biologi mengadakan acara Upgrading ke-2 dengan tema Sinergi Sekretaris dan Bendahara untuk Pelaksanaan Visi HIMABIO yang Berkelanjutan. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan kerjasama antara sekretariat dan bendahara sehingga mereka mampu melaksanakan tugasnya dengan baik.
Namun, kegiatan ini juga bermanfaat bagi semua pengurus organisasi, bukan hanya untuk sekretaris dan bendahara, karena setiap posisi di dalam organisasi ini memiliki hubungan dengan aspek administrasi dan pengelolaan keuangan, seperti dalam pembuatan proposal kegiatan, pelaporan kegiatan, dan penggunaan dana.
Selain itu, upgrading ini juga diharapkan menjadi wadah bagi seluruh pengurus untuk memahami sistem kerja organisasi secara menyeluruh.Dengan kegiatan ini, diharapkan setiap pengurus tidak hanya memahami tugas dalam satu divisi, tetapi juga paham aspek administrasi dan keuangan yang menjadi penggerak setiap program kerja.
Dengan adanya sinergi dan pemahaman yang merata antar pengurus diharapkan program kerja dapat dilaksanakan lebih baik, lebih efisien, dan lebih berkelanjutan dalam mencapai visi Himpunan Mahasiswa Biologi .
